Houd je BI omgeving beheersbaar ... met data!

Om datagedreven te kunnen werken is het belangrijk dat je mensen zelf aan de slag kunnen met data. Maar hoe houd je de data-omgeving proper en beheersbaar? En hoe ga je slim om met de uitdagingen en knelpunten die rapporteringen met zich meebrengen? 

In een datagedreven organisatie helpen rapporten en dashboards om de rijkdom aan gegevens en data te visualiseren. Enerzijds heb je standaardrapporten die voorgedefinieerd en gevalideerd zijn door het BI-team of IT. Anderzijds heb je de dynamiek van self-service BI, vandaag bijzonder actueel en populair. Bij self-service kunnen gebruikers niet alleen zelf rapporten bekijken, maar ook zelf bouwen en in detail data in Excel analyseren (Pivots via de ‘Analyze in Excel’).

“Eenvoudige en meteen toe te passen tip om BI-omgeving te stroomlijnen en toch feedback te krijgen.”

Knelpunten bij rapporteringen

Bij beide rapporteringen (Standaardrapporten en self-service BI) kunnen problemen of uitdagingen opduiken. Standaardrapporten worden meestal veelvuldig gebruikt en zijn cruciaal voor de besluitvorming. De data in deze rapporten is uitvoerig gevalideerd. Wil je verder analyseren of meer zien? Dan kan dat vaak niet, of moet je vragen aan IT om een extra rapport te maken. Vaak is er tijdens of na de ontwikkeling van een standaardrapport ook weinig of geen feedback (over gebruiksgemak of design bijvoorbeeld). Zonde, want dikwijls zijn met slechts een aantal kleine ingrepen frustraties te vermijden of optimalisaties door te voeren. 

Het concept van self-service is eenvoudig: de klant bedient zichzelf. Vertalen we dat naar data, dan zijn medewerkers niet meer afhankelijk van IT, maar kunnen ze zelf aan de slag. Dat biedt een enorme flexibiliteit, maar er zijn ook risico’s aan verbonden. Zo kunnen meerdere gebruikers aan hetzelfde rapport werken en kan er een wildgroei aan rapporten ontstaan, tot zelfs het BI-team het overzicht niet meer kan bewaren. 

De correctheid van self-service is niet noodzakelijk gevalideerd. Vaak worden de rapporten toch verspreid in de organisatie en groeit de groep gebruikers organisch. Verkeerde berekeningen en dus ook gegevens kunnen grote gevolgen hebben voor de besluitvorming of het nemen van strategische beslissingen. 

Vanuit IT-standpunt kan je self-service onmogelijk maken, maar dan ontneem je collega’s de mogelijkheid om in detail te gaan en zo optimalisaties te vinden. Nog belangrijker is dat je zo ook de motivatie van je medewerkers ontneemt om met data aan de slag te gaan. En een transitie naar een datagedreven cultuur is alleen succesvol als ook je mensen mee zijn.

Pro-actief ingrijpen dankzij statistieken

• Het usage metrics report. Statistieken zijn hier wel maar 30 dagen ter beschikking en zijn beperkt binnen 1 dataset/rapport. Een algemeen overzicht of trend over langere periode is niet mogelijk.
• De API’s van Power Bi. Die laten je toe om een hele reeks events en informatie te capteren, zoals pro-actief feedback of het meten van rapporten. 

Interessante inzichten door monitoring

• Statistieken laten toe om de feedbackloop te optimaliseren. Wordt een gevalideerd rapport gebruikt en wie zijn de voornaamste gebruikers? Dit laat toe om gericht feedback te vragen aan de juiste users op het juiste moment omtrent het gebruik. 
• Is een self-service BI-rapport dat gedeeld is door eindgebruikers enorm populair aan het worden volgens de statistieken? Dan is het misschien tijd om het te promoveren naar een gevalideerd en centraal ter beschikking gesteld rapport.
• Een gestructureerd overzicht van waar rapporten zich bevinden en of ze nog gebruikt worden of vernieuwd werden, kan nuttig zijn om alles beheersbaar en overzichtelijk te houden. En werden het aantal vernieuwingen gerechtvaardigd volgens het aantal views? 
• Ook inzichten over wie toegang heeft tot welke workspaces en rapporten, en wie niet, kunnen toelaten om snel en makkelijk te optimaliseren.