Data & analytics, Azure
De uitdaging
Hoe kunnen we mee-evolueren richting de cloud en minder on-premise doen?” Dat was enige tijd geleden een cruciale vraag binnen ASTRID. Een zeer relevant euvel voor een organisatie van publiek recht die met overheidsopdrachten werkt. Gezien het klantenbestand vond ASTRID het des te noodzakelijker om zich in de moderne wereld goed te kunnen blijven bewegen. Dat bracht een focus op cloudadoptie met zich mee.
Na diverse omwegen kwam ASTRID uit bij Spikes. Dit leek de beste partij om het bedrijf te begeleiden bij cloudadoptie. De doorslaggevende factor: Spikes draagt engagement zeer hoog in het vaandel. Het stelt de medewerker continu centraal, omdat deze uiteindelijk met de technologie moet werken.
Deze filosofie sluit volledig aan bij het uitgangspunt van ASTRID, dat de transitie naar de cloud vanaf het begin heeft gezien als een middel om mensen op een innovatieve manier te laten samenwerken — en nadrukkelijk niet als een technische onderneming. Sterker nog, de integratie van alle cloud- en Microsoft 365-gerelateerde zaken behoorde tot een hr-project. Een perfect uitgangspunt voor Spikes, dat mensen met goesting effectiever en slimmer wil laten samenwerken.
“Als je leuke tools hebt voor samenwerking, ga je makkelijker samenwerken: dat heeft Spikes goed aangetoond,” zegt Johan de Volder, I&T platforms & security team leader bij ASTRID. Alles wat te maken heeft met het beheer van de platformen en beveiliging, valt onder zijn leiding. “Zeker 80 procent van onze mensen werkt nu efficiënter samen. Dat is een gevolg van de engagement-aanpak van de experts van Spikes. Zij hebben ons laten zien dat je op een andere manier met je dagelijkse werk kan omgaan.”
Waarom het project slaagde? “Spikes heeft onze mensen getoond hoe zij op een betere manier kunnen samenwerken. Daardoor zagen ze in dat het even aanpassen was, maar dat die inspanning zou lonen.” Een andere succesfactor was het zorgen voor inspraak: “Spikes heeft medewerkers constant hun visie op de nieuwe manier van werken laten delen. De aspecten die aan bod kwamen, namen we mee. En medewerkers begrepen heel goed waarom we de nieuwe omgeving en tools implementeerden.”
“Bij de engagement-aanpak van Spikes draait het om de mens”
ASTRID en Spikes waren het er direct over eens dat alles draait om de mens. Dit betekent onder andere dat werken in silo’s uit den boze is. Daarom startte ASTRID een beweging richting een multidisciplinair team: onder leiding van de hr-afdeling richtte het bedrijf ‘Team 2020’ op, waarin alle delen van de organisatie vertegenwoordigd zijn. “Eén keer per maand komen de teamleden samen om te bespreken hoe het met de huidige werkomgeving gaat en wat we hieraan kunnen verbeteren,” vertelt Johan. “De engagement-aanpak van Spikes bevordert deze inspanningen aanzienlijk. Die is namelijk gestoeld op het optimaliseren van samenwerking door in de eerste plaats naar mensen te luisteren. De vraag die het uitgangspunt vormde, luidde: ‘Hoe werk je nu en hoe zou je anders kunnen werken?'”
Al gauw bleek dat de methode werkte. “In samenwerking met Spikes hebben wij diverse medewerkers een dag lang sessies laten volgen bij Microsoft. Zo zagen zij hoe de technologie hen in hun dagelijkse werk zou kunnen helpen. Zeer effectief, want daarmee hebben we het draagvlak vergroot. Medewerkers begrepen dat ‘cloud’ en ‘software’ niet puur IT-termen zijn, maar dat ze een nieuwe manier van werken vertegenwoordigen. In het post-corona-tijdperk spreken meer mensen daarover, maar toen wij startten was dit nog erg nieuw.”
En dat was maar goed ook, want ASTRID had de nieuwe werkwijze nét op tijd ingevoerd: “Kort voordat de pandemie uitbrak, waren wij met de hulp van Spikes klaargestoomd om digitaal — en zodoende op afstand — samen te werken. Als we een beetje later waren begonnen met ons Microsoft 365-project, was het allemaal niet zo vloeiend verlopen.”
“Samenwerking staat op alle niveaus centraal”
Wat binnen de aanpak van Spikes ook essentieel is, is het up-to-date houden van kennis. “Maandelijks organiseert Spikes een Digicafé,” zegt Johan. “Een expert van Spikes komt dan spreken over belangrijke thema’s rondom Microsoft 365. De communicatie is niet eenzijdig — gebruikers kunnen vragen stellen. Bijvoorbeeld over zaken die zij niet begrijpen, maar ook over de beschikbaarheid van tools die ze kennen en graag in de cloudomgeving zouden inzetten.”
Deze bijeenkomsten worden vooral ondersteund door de hr-afdeling. “IT is aanwezig op de achtergrond maar wij proberen zo weinig mogelijk invloed uit te oefenen. Spikes omkadert alles door medewerkers bij nieuwe ontwikkelingen en ideeën te betrekken.”
Het ineenslaan van de handen wordt overigens doorgetrokken naar alle niveaus. “Wij willen in de toekomst ook meer samenwerken met klanten. Het is prettig dat de juiste mindset daarvoor aanwezig is bij Spikes. En de werkwijze is zeer open en flexibel: Spikes kauwt niet alles voor maar roept samen met ons iets in het leven om op iteratieve wijze te ontdekken wat werkt en wat niet.”
“In Spikes hebben we één partner voor meerdere projecten gevonden”
De reikwijdte van de aanpak van Spikes is groot. Johan: “De traditionele telefoon op het bureau is uiteraard vervangen door Microsoft Teams. Maar er is momenteel een bredere beweging gaande naar hybride werken. Zo willen we onze vergaderruimtes multimediaal inrichten om hybride vergaderen mogelijk te maken. Ook gaan we steeds meer naar flexibele werkplekken, omdat medewerkers deels vanuit huis werken. Spikes is deze transitie gestart en fungeert nu als de lijm die alles bij elkaar houdt.”
“Recentelijk zijn we ons gaan toeleggen op data analytics om te bekijken of we kennis kunnen halen uit data die in verschillende systemen zitten. Via zijn dochteronderneming OQuila heeft Spikes ons daarbij hulp geboden. Inmiddels hebben we een hele grote stap vooruit gezet. Dat is nu een succesverhaal in wording.”
Ook is ASTRID onlangs een traject ingegaan rondom mobile application management voor de smartphones bij hun medewerkers. “Dit vergt zeer goede securitymaatregelen, want we moeten mails van binnen de organisatie beschermen. In dat kader hebben we met Spikes gekeken naar Microsoft Intune. Spikes heeft ons heel goed ingelicht over de mogelijkheden, zodat we een weloverwogen beslissing konden nemen omtrent de opties die we wel en niet wilden gebruiken. Uit de evaluatie bleek dat dit traject — dat overigens nog niet is afgerond — prima heeft gewerkt en ons absoluut is bevallen.”
“Spikes houdt ons op de hoogte van ontwikkelingen en is heel dynamisch”
‘Deskundigheid’ is een term die voor Johan onlosmakelijk met Spikes verbonden is. “Je merkt dat Spikes uitstekend onderlegd is in de materie. De consultants hebben duidelijk ervaring en daar profiteer je van. Tegelijkertijd is Spikes geen fabriek. Het is een relatief klein bedrijf met gespecialiseerde mensen die de tijd nemen om aandachtspunten en valkuilen toe te lichten. Ook geven zij advies en feedback waar je concreet mee aan de slag kunt.”
De reputatie van Spikes duwt het bedrijf inmiddels vooruit: “In België staat Spikes bekend als een early adopter die in een vroeg stadium informatie krijgt omtrent de roadmap van Microsoft. De consultants leggen ons altijd helder uit wat nieuwe ontwikkelingen voor ons kunnen betekenen. Daardoor zijn wij op de hoogte van de ontwikkelingen in de markt. En we hebben voldoende tijd om weloverwogen beslissingen te nemen. Het is heel prettig om te weten dat we een betrouwbare partner hebben die ons up-to-date houdt. Dat geeft comfort.”
Over de dienstverlening van Spikes is Johan ook erg te spreken: “Spikes is heel dynamisch — in tegenstelling tot grotere bedrijven die soms log kunnen zijn. Spikes handelt snel en is flexibel. Als wij bellen met een probleem, is dit vaak twee uur later alweer opgelost.”
Of Johan Spikes zou aanbevelen? “Zeker en vast. Maar ik zou daar wel bij vermelden dat je op de engagement-aanpak moet vertrouwen. Als je je hiervoor openstelt, werkt hij heel goed. Wij hebben mensen met een grote weerzin tegen technologie zien omslaan — Spikes heeft hen weten te bereiken. Dat moet je als bedrijf natuurlijk ook toelaten. En ik geef eerlijk toe dat ik dit resultaat niet had verwacht. Spikes heeft de verwachtingen overtroffen.
